Jawaban Soal M07 : Konsep dan Fungsi Aspek Manajemen dan Organisasi

PILIHAN GANDA

1. Manajemen didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk mencapai tujuan organisasi melalui proses

Jawaban: a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Agar PT Nab Creation sukses dalam industri fashion dan beauty yang dinamis, perlu membuat perencanaan produk, mengorganisasi tim kreatif dan produksi, mengarahkan strategi pemasaran, dan mengendalikan kualitas produk.

2. Menurut Peter Drucker, manajemen adalah proses:

Jawaban: a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Manajemen di PT Nab Creation harus mengambil keputusan tentang tren produk, desain, dan ekspansi pasar secara sistematis untuk terus menciptakan nilai bagi pelanggan.

3. Salah satu karakteristik manajemen adalah:

Jawaban: c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Dalam fashion dan beauty, penting bagi PT Nab Creation menganalisis tren pasar, preferensi konsumen, dan data penjualan sebelum membuat keputusan produk.

4. Manajemen puncak bertanggung jawab atas: 

Jawaban: b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Direksi PT Nab Creation menetapkan visi menjadi brand fashion & beauty lokal yang mendunia dan strategi ekspansi ke marketplace internasional.

5. Prinsip manajemen menurut Henry Fayol yang menyatakan bahwa setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan disebut:

Jawaban: b. Kesatuan perintah

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Agar produksi dan pemasaran berjalan efektif, setiap staff hanya diarahkan oleh satu supervisor, sehingga mengurangi kebingungan instruksi.

6. Fungsi perencanaan dalam manajemen meliputi:

Jawaban: b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART  

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Contohnya: Target peluncuran 5 koleksi baru dalam 6 bulan dengan target peningkatan omzet sebesar 20%

7. Dalam fungsi pengorganisasian, manajer harus:  

Jawaban: b. Mengatur sumber daya manusia dan material 

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Mengorganisasi tim desain, produksi, marketing, hingga logistik, serta memastikan bahan baku tersedia tepat waktu.

8. Gaya kepemimpinan transformasional lebih efektif dalam fungsi:

Jawaban: c. Pengarahan

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Pemimpin transformasional menginspirasi tim kreatif PT Nab Creation untuk menciptakan inovasi fashion dan beauty yang out of the box.

9. Pengendalian dalam manajemen melibatkan:

Jawaban: b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Misalnya, bila target penjualan bulan ini tidak tercapai, segera dianalisis penyebabnya dan diambil langkah koreksi promosi.

10. Organisasi didefinisikan sebagai: 

Jawaban: b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

PT Nab Creation memiliki struktur formal, mulai dari CEO, Manager Produksi, Desainer, hingga Customer Service, semua bekerja mencapai tujuan penjualan dan brand awareness.

11. Salah satu karakteristik organisasi adalah:

Jawaban: b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Struktur ini mempermudah koordinasi antar divisi seperti R&D produk baru, marketing, dan finance.

12. Struktur organisasi fungsional cocok untuk:

Jawaban: b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

PT Nab Creation bisa membagi berdasarkan fungsi: desain produk, produksi, pemasaran, dan distribusi.

13. Kelemahan struktur organisasi matriks adalah:

Jawaban: b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda 

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Jika ada dua atasan dari divisi kreatif dan produksi memberi perintah yang berbeda ke seorang desainer, ini bisa menyebabkan kebingungan.

14. Struktur organisasi jaringan ditandai dengan:

Jawaban: b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

PT Nab Creation bisa bekerja sama dengan supplier kain, jasa printing baju, atau beauty labs eksternal untuk pengembangan produk kosmetik.

15. Hubungan antara manajemen dan organisasi dapat digambarkan sebagai: 

Jawaban: b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Manajemen PT Nab Creation mengarahkan seluruh aktivitas organisasi untuk bergerak mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

16. Faktor yang memengaruhi hubungan manajemen dan organisasi adalah:

Jawaban: a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Semakin besar PT Nab Creation berkembang, semakin kompleks manajemen organisasi yang dibutuhkan, apalagi dengan persaingan fashion beauty yang cepat berubah.

17. Dalam proyek konstruksi, manajemen memastikan efisiensi dengan:

Jawaban: b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Dalam konteks PT Nab Creation, saat membuka butik baru atau mengadakan event launching produk, perlu perencanaan matang untuk penggunaan SDM dan anggaran.

18. Tantangan utama dalam struktur matriks adalah:

Jawaban: b. Konflik akibat pelaporan ganda  

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Seorang staf bisa mendapat tugas ganda dari manajer produk dan manajer marketing, sehingga perlu koordinasi jelas.

19. Solusi untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan adalah:**  

Jawaban: b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter 

Kaitannya dengan PT Nab Creation:

Saat ingin mengubah strategi penjualan dari offline ke online, manajemen perlu pendekatan sistematis untuk mengedukasi karyawan dan mengurangi resistensi.

20. Alat seperti Microsoft Teams digunakan untuk:

Jawaban: b. Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim 

Kaitannya dengan PT Nab Creation: 

Tim desain, marketing, dan produksi di PT Nab Creation bisa memakai Microsoft Teams untuk kolaborasi, meeting virtual, dan berbagi file desain.

URAIAN 

1. Perbedaan manajemen puncak, menengah, dan lini pertama terletak pada fokus dan tanggung jawabnya. Manajemen puncak seperti CEO PT Nab Creation menetapkan visi besar, seperti membangun flagship store yang mencerminkan brand luxury dan modern. Manajemen menengah, seperti project manager, bertugas mengimplementasikan visi itu dengan merancang timeline proyek, memilih kontraktor, dan mengatur kebutuhan desain interior. Sementara itu, manajemen lini pertama seperti site supervisor mengawasi aktivitas harian pembangunan, memastikan para pekerja mengikuti standar keselamatan dan jadwal proyek.

2. Langkah-langkah dalam fungsi perencanaan manajemen di PT Nab Creation dimulai dari menetapkan tujuan proyek pembangunan gedung, mengevaluasi berbagai alternatif desain, memilih arsitek terbaik, membuat rencana aksi, lalu melaksanakan dan memantau rencana tersebut. Kriteria SMART diterapkan dengan menetapkan bahwa gedung flagship harus selesai dalam 12 bulan (time-bound), dengan spesifikasi high-end (specific), harus meningkatkan brand awareness sebesar 30% (measurable), feasible dengan anggaran yang tersedia (achievable), dan selaras dengan visi memperkuat posisi PT Nab Creation di industri fashion dan beauty (relevant).

3. Prinsip “kesatuan perintah” menurut Henry Fayol berarti bahwa setiap karyawan hanya boleh menerima instruksi dari satu atasan langsung. Dalam struktur matriks PT Nab Creation, prinsip ini diterapkan dengan menentukan siapa atasan utama dalam proyek, misalnya, dalam proyek koleksi fashion baru, seorang desainer harus tahu apakah ia mengikuti arahan project manager atau creative director, untuk menghindari kebingungan akibat perintah ganda.

4. Struktur organisasi divisional memiliki kelebihan berupa fokus spesialisasi pada produk atau pasar tertentu dan fleksibilitas lebih tinggi. Namun, kekurangannya termasuk adanya duplikasi sumber daya dan potensi persaingan antar divisi. Perusahaan seperti PT Nab Creation cocok menggunakan struktur ini jika membentuk divisi terpisah untuk fashion wanita, fashion pria, dan kosmetik, agar tiap unit lebih fokus pada target pasarnya masing-masing.

5. Fungsi pengarahan dalam manajemen dapat meningkatkan motivasi tim dengan memberikan arahan yang jelas, menginspirasi, dan membangun semangat kerja. Misalnya, penerapan teori Maslow di PT Nab Creation dilakukan dengan memastikan kebutuhan dasar seperti gaji terpenuhi, memberikan keamanan kerja, menciptakan iklim kerja yang hangat, mengapresiasi prestasi desainer terbaik, serta memberikan kesempatan pengembangan diri melalui pelatihan atau event fashion internasional.

6. Tahapan dalam fungsi pengendalian manajemen meliputi penetapan standar kinerja, pengukuran hasil aktual, perbandingan antara standar dan hasil, serta tindakan korektif jika ada penyimpangan. Misalnya, dalam proyek pengembangan website e-commerce PT Nab Creation, jika progress coding tertunda, tindakan korektif seperti menambah freelancer programmer dilakukan untuk mengejar deadline peluncuran.

7. Hubungan antara manajemen dan organisasi dalam proyek bersifat saling melengkapi. Manajemen mengarahkan strategi dan aktivitas, sedangkan organisasi menyediakan struktur pelaksanaannya. Dalam proyek implementasi sistem ERP di PT Nab Creation, manajemen menetapkan kebutuhan integrasi data, sedangkan organisasi menyiapkan tim IT, HR, dan finance untuk menjalankan implementasi tersebut.

8. Faktor yang memengaruhi hubungan manajemen dan organisasi* antara lain ukuran perusahaan, kompleksitas proyek, teknologi yang digunakan, dan kondisi pasar. Budaya organisasi yang terbuka, kreatif, dan adaptif seperti di PT Nab Creation sangat mendukung efektivitas manajemen, terutama dalam merespons cepat tren fashion dan beauty yang cepat berubah.

9. Tiga tantangan utama dalam menerapkan struktur organisasi tim di PT Nab Creation adalah perbedaan tujuan antar anggota, konflik dalam kolaborasi, dan ketidakjelasan peran. Solusinya adalah menyamakan visi misi sejak awal proyek, membangun komunikasi terbuka melalui meeting rutin, dan mendefinisikan peran serta tanggung jawab secara rinci sebelum proyek dimulai.

10. Manajemen dan organisasi mendukung adaptasi terhadap perubahan dengan cepat merespons situasi, seperti saat terjadi kenaikan biaya bahan baku. Misalnya, jika harga kain impor melonjak, manajemen PT Nab Creation segera memutuskan menggunakan kain lokal alternatif, sedangkan organisasi bertugas mengoordinasikan tim pembelian, desain, dan produksi untuk beradaptasi dengan perubahan material tanpa mengorbankan kualitas produk.

STUDI KASUS

1. Untuk mengatasi konflik akibat pelaporan ganda dalam struktur matriks, manajer proyek di PT Nab Creation perlu memperjelas jalur komunikasi dan wewenang sejak awal. Salah satu caranya adalah menetapkan primary reporting line dalam proyek, misalnya dengan menyatakan bahwa untuk semua keputusan terkait tugas harian dan prioritas proyek, pengembang wajib mengikuti instruksi dari manajer proyek. Sedangkan untuk pengembangan karier, pelatihan teknis, atau evaluasi jangka panjang, pengembang melapor kepada kepala departemen IT. Selain itu, manajer proyek dapat mengadakan meeting koordinasi rutin antara dirinya dan manajer fungsional untuk menyelaraskan perintah dan mencegah arahan yang saling bertentangan.

2. Dalam menghadapi masalah pembengkakan anggaran, manajer proyek PT Nab Creation perlu menerapkan langkah-langkah fungsi pengendalian manajemen. Pertama, menetapkan standar biaya dengan membuat breakdown anggaran lebih rinci per aktivitas, misalnya biaya pengembangan aplikasi, biaya desain, biaya pengujian, dan biaya pemasaran. Kedua, mengukur kinerja keuangan dengan melakukan pelaporan bulanan atau bahkan mingguan untuk memonitor realisasi biaya terhadap anggaran. Ketiga, membandingkan hasil aktual dengan rencana untuk mengidentifikasi area mana yang mengalami pembengkakan. Keempat, mengambil tindakan korektifl, misalnya melakukan renegosiasi dengan vendor teknologi, memotong fitur non-prioritas dari aplikasi, atau mencari alternatif pengembangan yang lebih efisien seperti menggunakan platform open source untuk mempercepat coding.

3. Jika proyek di PT Nab Creation mengalami keterlambatan satu bulan, manajemen dan organisasi perlu segera melakukan penyesuaian rencanaagar tujuan tetap tercapai. Manajemen proyek dapat memilih untuk rebaselining (menyesuaikan jadwal proyek baru) dengan menetapkan prioritas tinggi pada fitur-fitur inti aplikasi untuk diluncurkan terlebih dahulu, sementara fitur tambahan dapat dijadwalkan untuk update berikutnya. Organisasi juga harus mendukung dengan penyesuaian sumber daya, misalnya menambah jumlah pengembang freelance sementara, memperpanjang jam kerja tim secara fleksibel, atau mempercepat proses approval internal agar tidak ada lagi hambatan administratif. Dengan langkah cepat dan terkoordinasi ini, PT Nab Creation dapat tetap memenuhi target peluncuran aplikasi e-commerce yang vital untuk mendukung ekspansi bisnisnya di industri fashion dan beauty.